KONSEP SISTEM INFORMASI

KONSEP SISTEM INFORMASI

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem :

• Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu

mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem

mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu

sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat

disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat

disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka

perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang

sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

• Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang

lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)

dari sistem tersebut.

• Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

• Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

• Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan

perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input

adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input

adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem

komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan

komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

• Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

• Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

• Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2

Klasifikasi Sistem :

• Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara

fisik (sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi,

sistem produksi dll.)

• Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar

angkasa, sistem reproduksi dll.

Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut humanmachine

system (contoh ; sistem informasi)

• Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah

dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga

keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

• Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur

tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak

ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara

relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya.

Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian

dari sistem buatan manusia dan berineraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer

sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;

􀂃 Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).

􀂃 Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi,

program aplikasi).

􀂃 Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran

dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).

􀂃 Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).

􀂃 Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :

♦ On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area

dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil

komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam

skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara,

reservasi kereta api, perbankan dll.

♦ Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data,

pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu

yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan

real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah

skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya

3

hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan

pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

♦ Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi

organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi

dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem

pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik,

paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga

fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk

grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.

♦ Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan

pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat

lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :

• Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang

berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)

• Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan

perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian

besar masa hidupnya dengan makan dan makan).

• Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem

yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.

• Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua

sistem selalu berkembang.

Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :

1. Pemakai ;

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2. Manajemen ;

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas

menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat

dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam

strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok

manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu

dan uang, misalnya ;

“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan

dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan

biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa ;

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem

tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa.

Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar

yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisa sistem ;

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

- Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan,

bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

4

- Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai

bagi kemungkinan-kemungkinan lain.

- Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain

pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang

mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

- Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman

dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya

ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah

hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem ;

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang

tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain

arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6. Programmer ;

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

7. Personel pengoperasian ;

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan

perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin

tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi

khusus untuk menjalankan sistem.

Hal mendasar dalam pengembangan sistem

Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang

memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini

dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :

• Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat.

Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas,

kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa

pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai

70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian

perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.

• Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan

50% dari waktu total pengembangan sistem.

Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan

mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi

kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber

kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan

mengganti program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan

sejumlah statement baru.

• Maintabilitas, perawatan mencakup ;

- modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan

kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian

sistem),

- modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80%

pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk

revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan.

5

Konsep Dasar Informasi:

Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan

dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data

menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat

relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi

bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau

sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.

Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi

biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan

pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak

terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan

prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi

penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating

information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

• Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

• Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

• Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu

informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost

effectiveness atau cost benefit.

Definisi Sistem Informasi:

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi

penggunanya.

Atau ;

Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk

mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,

model manajemen dan basis data.

6

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

- Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan

pemrosesan informasi

- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin

sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan

manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu

prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi

- Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base

manajemen system.

3. Mendukung Operasi

- Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi

= Manajemen Information System

= Information Processing System

= Information Decision System

= Information System.

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk

mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi:

1. Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk

interaksi, Media komunikasi data

2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),

perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi

akuntansi dll).

3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

- Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan

inquiry = operator);

- First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan,

penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level

menengah ke bawah.

- Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

- Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus,

laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.

7

HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI

Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah

personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi

dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari

kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu

bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.

Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi

Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi

personil.

Strutktur dasarnya:

Direktur Sistem Informasi

Manajer Pengembangan Sistem

Analis Sistem

Programmer

Manejer Komputer dan Operasi.

Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang

ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada

sistem yang baru.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

(SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb :

1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya

untuk sistem informasi dan proses organisasi.

2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur,

perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi

3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk

mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing

terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak

4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan

panduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan

atau tambahan fasilitas.

6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus

sistem telah dioperasikan.

8

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik

dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan

kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.

ANALISIS SISTEM

Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:

1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis

diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga

diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung

organisasi.

3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Batasan Analisis Sistem:

Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:

1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau

2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah

ada?

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:

1. Informasi apakah yang dibutuhkan?

2. Oleh siapa?

3. Kapan?

4. Dimana?

5. Dalam bentuk apa?

6. Bagaimana cara memperolehnya?

7. Dari mana asalnya?

8. Bagaimana cara mengumpulkannya?

Proposal mengadakan analisis sistem ; Berisi:

1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis

2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan

3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis

4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh

5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis

6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis

7. Jadwal tentatif analisis

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

1. Sistem yang ada

2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau

fungsi ada

3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan

informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

9

Kerangka Analisis:

1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa

organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.

2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa

yang memerlukan, dari mana asalnya.

3. Analisis terhadap input dan output.

Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation,

sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision

table and matric

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus berisi:

1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis

2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.

3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem

4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah

5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis

6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal

7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain

sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses

selanjutnya.

Katagori aspek kelayakan:

1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.

2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional

organisasi.

3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan

organisasi

4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan

GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

Hasil akhir analisis sistem (keputusan):

1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.

2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.

3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem lain.

4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.

5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke

desain awal.

Siklus pengembangan sistem menurut J.F.Kelly ;

1. Penelitian sistem

a. Definisi ruang lingkup.

b. Studi penelitian

2. Analisis dan desain sistem

a. Studi penelitian

b. Pengumpulan data dan analisis

c. Desain sistem

d. Rencana implementasi

10

3. Pengembangan sistem

a. Pengembangan

b. Pengetesan

c. Pengoperasian

d. Perawatan

Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;

1. Konsepsi sistem

2. Analisis pendahuluan

a. Pendefinisan masalah pendahuluan

b. Investigasi

c. Persiapan usulan sistem

3. Desain sistem

a. Analisis terinci

b. Mendesain keputusan

c. Mendesain sasaran

d. Rancang bangun sistem

4. Pemrograman

a. Memecahkan kembali rancang bangun

b. Mengembangkan bagan alir secara garis besar

c. Menulis instruksi program

d. Merakit program

e. Mempersiapkan data untuk tes

f. Melakukan pengetesan

g. Mengecek hasil

h. Mendiagnosa kesalahan

i. Membetulkan program

j. Memulai pengetesan sistem

5. Dokumentasi

6. Instalasi sistem

7. Operasi sistem

PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan

untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun

untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,

material, money dan methods.

2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase

analisis sistem.

3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau

computer base.

5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize,

calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

11

Langkah dasar dalam proses desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi

pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan

kebutuhan informasi sistem.

2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran

sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan

kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi

merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah:

performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility,

grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan

sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi

sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang

harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk

menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

a. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem

(system’s goal)

b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut

c. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field

informasi yang diperlukan.

d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input

menjadi output yang diperlukan.

e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan

selama pemrosesan input menjadi output.

f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.

g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi

kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.

h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi

cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim

i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang

menentukan kualitas umum pemrosesan data.

j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah

proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam

penyusunan proposal ini adalah:

a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk

tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain

sistem.

b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan

diajukan.

c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan

merawat sistem.

12

d. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin

berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi mengandung halhal

di atas.

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa

diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.

2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki

idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga

memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi

dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file

update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.

2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect

dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke

sistem.

4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan

informasi tersebut diperlukan.

5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.

7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.

8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.

9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing

yang besar dilakukan.

10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.

11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.

12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.

14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.

16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

Untuk menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan lebih dari sekedar perangkat

permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke waktu berubah sesuai dengan

perkembangan teknologi. Siklus ini cenderung menglami perubahan yang berarti dengan

ditemukannya bahasa generasi keempat dan terakhir generasi kelima dimana pendekatan

dengan paradigma object-oriented dan kompatibilitas antar model.

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu topdown.

Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian

akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dianalogikan sebagai pembuatan

rumah yang dimulai dari aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil

13

misalnya sebuah kran pada kamar mandi. Metode kedua yaitu bottom-up, dimana sistem

dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada

awal 1980_an mulai dikenal teknik pendesainan terstruktur dengan menggunakan konsep

pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman dapat dilakukan kerja

pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika implementasi maka dilakukan survey,

analisa dan desain ulang yang menggantikan metode pendesainan klasik yang cenderung

serial.

Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :

􀂃 Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam

sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang

layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala

sesuatu, pada poin di atas.

􀂃 Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi

spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.

􀂃 Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

􀂃 Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.

􀂃 Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.

􀂃 Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.

􀂃 Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan

pengoperasian.

􀂃 Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti jamak pada

sistem sebelumnya.

􀂃 Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat

keras dan pelatihan pemakaian.